Regulamentul de procedură al igus GmbH

pentru tratarea reclamațiilor în conformitate cu Legea privind lanțul de aprovizionare

Versiunea I, numărul 01. Ianuarie 2024

1. Obiectivele și domeniul de aplicare al gestionării reclamațiilor

Gestionarea plângerilor de către igus GmbH permite tuturor persoanelor potențial afectate să semnaleze riscurile la adresa drepturilor omului sau a mediului și încălcările obligațiilor care au apărut ca urmare a activităților economice ale igus GmbH în propriul domeniu de activitate sau în domeniul de activitate al unui furnizor de-a lungul întregului lanț de aprovizionare.

igus ia în serios cerințele Legii privind lanțul de aprovizionare și scopul nostru este de a identifica din timp potențialele abateri de-a lungul lanțului de aprovizionare și de a iniția măsurile corespunzătoare.

igus realizează acest lucru în special prin faptul că permite raportarea informațiilor despre posibile încălcări în legătură cu Legea privind lanțul de aprovizionare și prin urmărirea consecventă a acestora.

Toți angajații și persoanele din lanțul nostru de aprovizionare pot notifica igus cu privire la riscurile sau încălcările drepturilor omului sau ale mediului prin intermediul sistemului de tratare a plângerilor instituit de igus.

Se asigură faptul că notificarea poate fi transmisă în mod anonim și confidențial. Acest lucru oferă igus posibilitatea de a recunoaște riscurile într-un stadiu incipient și, în cel mai bun caz, de a le rezolva înainte ca oamenii sau mediul să fie afectați.

2. Procedura de formulare a observațiilor/raportare a încălcărilor privind conformitatea

Există diverse canale interne pentru raportarea unei încălcări a conformității (de ex. notificarea superiorilor sau a reprezentanților angajaților) și sistemul igus de alertă este disponibil atât pentru raportările interne, cât și pentru cele externe. Aceasta poate fi utilizată fără restricții de către oricine din lanțul nostru de aprovizionare.

Încălcările de conformitate pot fi raportate în întreaga lume, 24 de ore din 24, în diferite limbi și gratuit, cu doar câteva clicuri, prin intermediul sistemului nostru de raportare online Whistle-blower System (reporting-channel.com).

Atunci când se prezintă un raport, accentul tematic trebuie să fie pus pe riscurile pentru drepturile omului și mediu sau pe încălcarea obligațiilor în sensul articolului 2 secțiunile 2 și 3 din Legea privind lanțul de aprovizionare.

Interdicțiile legate de drepturile omului includ în special

• Munca copiilor (de regulă, este interzisă angajarea copiilor cu vârsta sub 15 ani)
• Munca forțată
• Sclavie, exploatare sexuală
• Nerespectarea regulilor de sănătate și securitate în conformitate cu legislația locului de muncă
• Reținerea salariilor corespunzătoare
• Utilizarea torturii sau a tratamentelor umilitoare
• Libertatea de asociere
• Orice acțiune sau omisiune care poate afecta în mod deosebit de grav o situație juridică protejată și a cărei ilegalitate este evidentă.

Interdicțiile legate de mediu includ în special

• Interzicerea fabricării compușilor care conțin mercur
• Interzicerea tratării necorespunzătoare a deșeurilor de mercur
• Interzicerea producției și utilizării anumitor substanțe chimice și poluanți organici persistenți
• Interzicerea manipulării, colectării, depozitării și eliminării deșeurilor care nu respectă mediul înconjurător
• Contaminarea solului, a apei, a aerului și consumul excesiv de apă
• Orice acțiune sau omisiune care poate afecta în mod deosebit de grav o situație juridică protejată și a cărei ilegalitate este evidentă.

3. Primirea și evaluarea inițială a rapoartelor

În cadrul unei evaluări inițiale, Resurse umane stabilește dacă raportul este relevant pentru drepturile omului sau pentru mediu sau pentru încălcarea obligațiilor și dacă raportul prezentat este corect. Aceasta este urmată de o evaluare a riscurilor privind posibilele consecințe, de exemplu, cu ajutorul unei matrice de risc.

Persoana care furnizează informațiile primește prompt un feedback că informațiile au fost înregistrate. În plus, rapoartele intermediare privind fiecare etapă de procesare și rezultatul final sunt trimise denunțătorilor prin intermediul portalului, într-un mediu protejat.

4. Procedura de examinare

În cazul în care relevanța și suspiciunea inițială sunt confirmate, inițiem o procedură de investigație internă în cel mai scurt timp posibil pentru a clarifica faptele. Notificarea va fi verificată în detaliu.

5. Punerea în aplicare a măsurilor necesare

După finalizarea investigației, igus verifică dacă sunt necesare măsuri pentru a elimina, minimiza sau preveni încălcarea în viitor. În acest scop, analizăm nevoia specifică de corecție și îmbunătățire. O parte a acestei analize include, de asemenea, luarea în considerare a așteptărilor grupului de persoane afectate de încălcare. Măsurile necesare pot fi măsuri pur interne în cadrul diviziei noastre de afaceri, cum ar fi ajustări ale proceselor, noi orientări sau îmbunătățirea conceptelor de formare. Cu toate acestea, pot fi necesare și măsuri cu și față de terți. Punerea în aplicare a măsurilor este monitorizată în mod corespunzător, iar eficacitatea acestora este atent analizată în detaliu în etape mici ale procesului.

6. Documentație

Toate rapoartele, activitățile de investigație și rezultatele sunt documentate și arhivate în locații definite. Acestea sunt stocate în conformitate cu cerințele legale relevante și cu perioadele de protecție a datelor. Drepturile de vizionare și de acces sunt strict reglementate. În plus, în cazul în care acest lucru este prevăzut de lege, informăm toate persoanele vizate cu privire la investigațiile efectuate și la datele cu caracter personal prelucrate în acest context.

7. Analiza și raportarea riscurilor

Constatările rezultate în urma procesării rapoartelor sunt luate în considerare în analiza de risc. Se întocmește și se publică un raport anual privind numărul și modul de gestionare a rapoartelor. În plus, se prezintă rapoarte ad-hoc conducerii.

8. Test de eficacitate

Revizuim eficiența tuturor sistemelor și proceselor descrise mai sus în legătură cu gestionarea reclamațiilor noastre în mod ad-hoc, cel puțin o dată pe an.

9. Protecția avertizorilor de integritate

Indicațiile privind posibilele riscuri pentru drepturile omului sau pentru mediu sau încălcări ale obligațiilor sunt de mare valoare pentru igus și pentru lanțul nostru de aprovizionare.

Din acest motiv, dialogul anonim este posibil pe tot parcursul gestionării reclamațiilor. Confidențialitatea schimbului anonim este garantată în permanență. Adresa IP nu este înregistrată. Următoarele proceduri au fost introduse pentru protecția tehnică a denunțătorului:

• Criptarea transportului: toate datele stocate în bazele de date ale Whistle-blower System (reporting-channel.com) sunt criptate.
• Rutinele de ștergere bazate pe reguli susțin ștergerea conformă cu protecția datelor.
• Auditurile periodice de securitate IT monitorizează securitatea sistemului.

Prin depunerea unui raport în cadrul sistemului igus de tratare a plângerilor, denunțătorul nu este amenințat cu consecințe negative. Confidențialitatea schimbului este asigurată în permanență (a se vedea secțiunea 3) și este garantată și pe plan intern prin măsuri adecvate.

10. Contact

Dacă aveți comentarii sau sugestii cu privire la tratarea reclamațiilor, vă rugăm să nu ezitați să contactați departamentul nostru de resurse umane la numărul de telefon +49 2203 9639-151.